La borne interactive est un outil moderne et pratique qui peut améliorer l'expérience des visiteurs et simplifier le processus d'accueil. Voici quelques fonctionnalités et composants courants que vous pourriez envisager d'intégrer dans une telle borne :
Une Interface conviviale pour la borne accueil visiteurs
La borne doit disposer d'une interface utilisateur conviviale et intuitive pour faciliter l'utilisation par les visiteurs. Elle peut comporter un écran tactile pour l'interaction.
Enregistrement des visiteurs
Permettez aux visiteurs de s'enregistrer facilement en entrant leurs informations telles que leur nom, leur entreprise, leur numéro de téléphone, et la personne ou le département qu'ils souhaitent rencontrer.
Badge d'identification
La borne peut imprimer un badge d'identification personnalisé pour le visiteur, contenant son nom, sa photo (si disponible), la date et l'heure de sa visite, ainsi que le nom de la personne qu'il vient voir.
Appels vidéo
Intégrez des caméras et des micros pour permettre aux visiteurs de passer des appels vidéo en direct avec l'hôte de leur réunion ou avec le service d'accueil en cas de besoin.
Instructions de sécurité
Fournissez des informations sur les procédures de sécurité de l'entreprise, telles que les sorties d'urgence, les plans d'évacuation et les consignes de sécurité.
Cartes et plans
Affichez des cartes interactives de l'entreprise pour aider les visiteurs à trouver leur chemin. Vous pouvez également intégrer des plans pour indiquer l'emplacement des salles de réunion et d'autres zones importantes.
Annonces et actualités
Profitez de la fonctionnalité d'affichage dynamique pour afficher des annonces importantes, les actualités de l'entreprise et les événements à venir sur l'écran de la borne.
Langues multiples
Si votre entreprise accueille des visiteurs internationaux, assurez-vous que la borne propose une sélection de langues pour l'interface.
Signature électronique
Si nécessaire, permettez aux visiteurs de signer électroniquement des documents tels que des accords de confidentialité ou des registres de visite.
Intégration avec le système de sécurité
Assurez-vous que la borne est connectée au système de sécurité de l'entreprise pour la gestion des accès et la traçabilité des visiteurs.
Notifications
La borne peut envoyer des notifications par e-mail ou SMS à l'hôte de la réunion pour l'informer de l'arrivée du visiteur.
Collecte de données
La borne peut collecter des données sur les visiteurs, ce qui peut être utile à des fins de suivi ou d'analyse.
Intégration avec le système de réservation
Si l'entreprise utilise un système de réservation de salles de réunion, assurez-vous que la borne peut interagir avec ce système pour simplifier le processus d'accueil des visiteurs.
Personnalisation
Permettez à chaque entreprise de personnaliser l'interface de la borne avec son logo, ses couleurs et ses informations spécifiques.
Lors de la mise en place d'une borne interactive d'accueil des visiteurs, il est essentiel de veiller à la sécurité des données personnelles des visiteurs et de respecter les réglementations en vigueur, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe. Il est également important de former le personnel sur l'utilisation de la borne et de fournir un support en cas de problèmes techniques.
En investissant dans une borne interactive, votre entreprise peut offrir une expérience d'accueil plus efficace et professionnelle à ses visiteurs tout en collectant des informations utiles pour la gestion des flux de visiteurs.