Logiciel de réservation de salles de réunion
RoomBooking TVTools
La solution d’affichage dynamique et interactive pour vos salles de réunion ou de formation.
Depuis une tablette tactile équipée de LED périphériques, supervisez les plannings de vos salles de réunion et réservez-les en quelques secondes.
Le principe
Une tablette installée à l’entrée de chaque salle de réunion affiche le planning et les disponibilités de la journée. Un simple coup d’œil suffit pour connaitre l’état de réservation de la salle grâce aux LED latérales intégrées.
Découvrez les avantages de la solution de réservation de salles TVTools RoomBooking
Optimisez la gestion de vos espaces de réunion grâce à TVTools RoomBooking, une solution complète, flexible et intuitive qui s’adapte parfaitement à vos besoins. Cette solution innovante offre une multitude de fonctionnalités pour simplifier et améliorer l’expérience utilisateur :
Une personnalisation poussée des interfaces utilisateurs
Avec TVTools RoomBooking, vous disposez d’une flexibilité totale pour adapter les interfaces aux besoins spécifiques de votre organisation :
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Ajoutez des boutons personnalisés pour des actions spécifiques comme la réservation ou la confirmation.
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Intégrez des scripts pour automatiser des processus.
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Autorisez l’accès aux salles via un code PIN, un badge RFID ou d’autres méthodes d’identification sécurisées.
Cette personnalisation permet à chaque utilisateur d’interagir avec l’outil de manière intuitive et adaptée à ses préférences.
Compatibilité avec les principales plateformes de calendrier
TVTools RoomBooking s’intègre parfaitement aux solutions les plus populaires, telles que :
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Google Calendar
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Microsoft Exchange
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Office 365
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Outlook
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Zimbra
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Lotus Notes
Cette compatibilité garantit une synchronisation fluide entre vos outils existants et la solution RoomBooking, offrant une expérience utilisateur harmonieuse et sans effort.
Gestion des incidents en temps réel
Améliorez la réactivité face aux problèmes techniques dans vos salles de réunion :
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Signalez directement sur la tablette les dysfonctionnements tels qu’une panne de vidéoprojecteur, une lampe défectueuse ou tout autre souci matériel.
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Transmettez automatiquement ces informations au service concerné pour une résolution rapide et efficace.
Un support pour la communication dynamique et les enquêtes
La tablette installée dans la salle ne se limite pas à la gestion des réservations :
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Diffusez vos messages de communication interne, des annonces importantes ou des visuels promotionnels.
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Proposez des questionnaires de satisfaction directement aux utilisateurs pour recueillir des retours en temps réel et améliorer vos services.
Une intégration avec des lecteurs de badges RFID
Pour un contrôle d’accès sécurisé et simplifié, TVTools RoomBooking est compatible avec des lecteurs de badges type RFID. Cette fonctionnalité permet de vérifier les identités, limiter l’accès à certaines salles ou valider les réservations, tout en garantissant une expérience utilisateur fluide.
Les bénéfices pour votre organisation
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Amélioration de la productivité : Une gestion simplifiée des salles de réunion, réduisant les pertes de temps et les conflits de planning.
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Flexibilité et adaptabilité : Une solution entièrement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.
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Renforcement de la satisfaction des utilisateurs : Un outil moderne, intuitif et utile qui répond aux attentes des équipes.
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Optimisation des ressources techniques : Une détection et un traitement des problèmes accélérés, limitant les interruptions.
Avec TVTools RoomBooking, offrez à votre organisation une solution complète et efficace pour maximiser l’utilisation de vos espaces tout en renforçant l’expérience utilisateur et la gestion des ressources.
Salle disponible
Information sur la disponibilité de la salle, les leds latérales de l'écran s'allument en vert
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Affichage des évènements à venir dans la journée
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Insertion possible de boutons d'actions afin de donner accès à tous types de contenus (information locale, menu du jour, météo, flux d'actualité RSS)
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Signalement des anomalies ou dysfonctionnement dans la salle.
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Timeline informative sur les évènements passés, en cours, et à venir.
Réservation flash
Réservation Flash directement sur l'écran tactile (la réservation sera remontée vers le serveur de messagerie afin d'en avertir les autres utilisateurs)
La réservation Flash peut être immédiate en entrant simplement une durée estimée, ou programmée dans la journée en entrant les heures de début et de fin.
Salle indisponible
Information sur l'indisponibilité de la salle, les leds latérales de l'écran s'allument en rouge
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Affichage des réservations à venir dans la journée
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Accès aux boutons d'actions pour l'affichage des différents contenus
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Libération anticipé de la salle en cas de fin avant l'heure prévue
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Timeline informative sur les évènements passés, en cours, et à venir.
A SAVOIR
La solution de réservation de salles Roombooking est compatible avec de nombreux modules de domotique qui vont permettre d’y associer des capteurs de présence ou des pilotages annexes.
L'association avec un capteur de présence permet de vérifier si la salle est bien occupée afin d'éviter les réservations fantômes.
Signalétique des salles de réunion
Le logiciel de réservation de salles Roombooking vous permet également d'afficher la liste des réunions ou conférences en cours sur un écran récapitulatif et d'indiquer leur localisation par un fléchage dynamique.
Cet écran récapitulatif, placé à l'entrée du site ou du centre de conférence permet en un coup d'oeil de repérer sa réunion et son emplacement.
Les principaux usages du logiciel de gestion des réservations de salles
Réservation de salles de réunion en entreprise
Dans une entreprise, la réservation d'espace de meeting ou de réunion peut rapidement devenir problématique sans une solution de gestion de salles adaptée.
Les employées peuvent facilement accéder à l'état des salles et réserver, ou préréserver, directement depuis leur agenda.
La tablette tactile située devant la salle informe du planning de réservation en temps réel et signale rapidement de l'occupation ou non grâce à ses barres leds latérales.
Réservation de salles de séminaire dans un hôtel
Dans un hôtel proposant des salles de séminaire, il est indispensable de mettre en place une signalétique dynamique performante.
Les visiteurs sont guidés par un écran à l'entrée du centre de conférence et accueillis par la tablette située à l'entrée de la salle.
Le gain de temps pour les clients et le personnel de l'établissement est considérable.
Réservation de salles de formation
Pour un établissement proposant des salles de formation, la solution de room booking est particulièrement intéressante.
Les clients sont dirigés dès l'entrée de l'établissement vers la bonne salle de formation grâce au fléchage dynamique.
L'écran devant la salle, récapitule l'objet de la formation, le nom de l'intervenant, la liste des élèves attendus, ou toute autre information utile.
Réservation d'espaces de coworking
Afin de gérer le flux constant de réservations par les entreprises extérieures dans un espace de coworking, une solution adaptée de gestion de salles est indispensable.
Ce sera un gain de temps appréciable pour le gestionnaire et la satisfaction des clients sur la fluidité des échanges.
De plus, l'écran devant la salle pourra servir de support pour une communication instantanée avec les clients.
Qu'est-ce que le room booking ?
Retrouvez notre FAQ pour répondre à vos questions
Le room booking, ou réservation de salle, est le processus de réservation d'une salle de réunion ou de tout autre espace partagé.
Ces types d'outils vous permettent de gérer n'importe quel espace pouvant réservé pour une durée spécifique.
Les principaux avantages à l'utilisation d'un tel système sont de simplifiez le processus de réservation, d'avoir un portail commun pour gérer et réserver les salles afin que tout le monde puisse y avoir accès, de prévenir la résolution des conflits.
Un logiciel de réservation de salles en SaaS ou On-Premise ?
Pour la majorité des entreprises, l'utilisation d'un système de planification de salles de réunion en SaaS est le meilleur choix car les coûts initiaux sont minimes, le support et la maintenance sont inclus dans l'abonnement annuel et les évolutions de la solution sont comprises.
Pour les grandes entreprises, l'installation du logiciel sur leur serveur (on-premise) peut avoir plus de sens en raison du contrôle, de la propriété et de la stratégie de sécurité de la DSI. La solution TVTools RoomBooking offre ces 2 possibilités.
Le logiciel de réservation de salles doit-il être couplé à Microsoft Outlook, Exchange, ou Office 365 ?
Si vous utilisez déjà Microsoft Outlook, Exchange, ou Office 365, le système de réservation de salle de réunion pourra être couplé en toute simplicité sans changer vos habitudes. Cela garantit que les données sont synchronisées et à jour. Cela signifie également que le logiciel sera plus facile à utiliser pour les employés car il s'agit d'une extension de l'interface familière d'Outlook.