solution de réservation de salles

Logiciel de réservation de salles de réunion

RoomBooking TVTools

La solution d’affichage dynamique et interactive pour vos salles de réunion ou de formation.

Depuis une tablette tactile équipée de LED périphériques, supervisez les plannings de vos salles de réunion et réservez-les en quelques secondes.

Le principe

tablette room booking

Une tablette installée à l’entrée de chaque salle de réunion affiche le planning et les disponibilités de la journée. Un simple coup d’œil suffit pour connaitre l’état de réservation de la salle grâce aux LED latérales intégrées.

Les avantages de la solution de réservation de salles TVTools RoomBooking

Personnalisation des interfaces utilisateurs à volonté (ajout de boutons, scripts pour réserver, confirmer, utilisation de code PIN, badge, etc...).

 

Compatibilité avec Google Calendar, Exchange, Office 365, Outlook, Zimbra, Lotus.

 

Signalez les problèmes dans la salle directement sur l’écran de la tablette (panne de vidéoprojecteur, lampe défectueuse, etc).

 

La tablette peut également diffuser votre communication dynamique ou votre questionnaire de satisfaction.

 

Utilisation possible d’un lecteur de badge type RFID.

solution room booking
Salle de reunion RoomBooking

Salle disponible

Information sur la disponibilité de la salle, les leds latérales de l'écran s'allument en vert

  • Affichage des évènements à venir dans la journée

  • Insertion possible de boutons d'actions afin de donner accès à tous types de contenus (information locale, menu du jour, météo, flux d'actualité RSS)

  • Signalement des anomalies ou dysfonctionnement dans la salle.

  • Timeline informative sur les évènements passés, en cours, et à venir.

RoomBooking réservation flash

Réservation flash

Réservation Flash directement sur l'écran tactile (la réservation sera remontée vers le serveur de messagerie afin d'en avertir les autres utilisateurs)

La réservation Flash peut être immédiate en entrant simplement une durée estimée, ou programmée dans la journée en entrant les heures de début et de fin.

Logiciel réservation de salles

Salle indisponible

Information sur l'indisponibilité de la salle, les leds latérales de l'écran s'allument en rouge

  • Affichage des réservations à venir dans la journée

  • Accès aux boutons d'actions pour l'affichage des différents contenus

  • Libération anticipé de la salle en cas de fin avant l'heure prévue

  • Timeline informative sur les évènements passés, en cours, et à venir.

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A SAVOIR

La solution de réservation de salles Roombooking est compatible avec de nombreux modules de domotique qui vont permettre d’y associer des capteurs de présence ou des pilotages annexes.

L'association avec un capteur de présence permet de vérifier si la salle est bien occupée afin d'éviter les réservations fantômes.

Signalétique des salles de réunion

Le logiciel de réservation de salles Roombooking vous permet également d'afficher la liste des réunions ou conférences en cours sur un écran récapitulatif et d'indiquer leur localisation par un fléchage dynamique.

Cet écran récapitulatif, placé à l'entrée du site ou du centre de conférence permet en un coup d'oeil de repérer sa réunion et son emplacement.

écran signaletique dynamique

Les principaux usages du logiciel de gestion des réservations de salles

Réservation de salles de réunion en entreprise

réservation salles entreprise

Dans une entreprise, la réservation d'espace de meeting ou de réunion peut rapidement devenir problématique sans une solution de gestion de salles adaptée.

Les employées peuvent facilement accéder à l'état des salles et réserver, ou préréserver, directement depuis leur agenda.

La tablette tactile située devant la salle informe du planning de réservation en temps réel et signale rapidement de l'occupation ou non grâce à ses barres leds latérales.

Réservation de salles de séminaire dans un hôtel

réservation salles hotel

Dans un hôtel proposant des salles de séminaire, il est indispensable de mettre en place une signalétique dynamique performante.

Les visiteurs sont guidés par un écran à l'entrée du centre de conférence et accueillis par la tablette située à l'entrée de la salle.

Le gain de temps pour les clients et le personnel de l'établissement est considérable.

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Réservation de salles de formation

réservation salles formation

Pour un établissement proposant des salles de formation, la solution de room booking est particulièrement intéressante.

Les clients sont dirigés dès l'entrée de l'établissement vers la bonne salle de formation grâce au fléchage dynamique.

L'écran devant la salle, récapitule l'objet de la formation, le nom de l'intervenant, la liste des élèves attendus, ou toute autre information utile.

Réservation d'espaces de coworking

réservation salles coworking

Afin de gérer le flux constant de réservations par  les entreprises extérieures dans un espace de coworking, une solution adaptée de gestion de salles est indispensable.

Ce sera un gain de temps appréciable pour le gestionnaire et la satisfaction des clients sur la fluidité des échanges.

De plus, l'écran devant la salle pourra servir de support pour une communication instantanée avec les clients.

Qu'est-ce que le room booking ?

Retrouvez notre FAQ pour répondre à vos questions

Le room booking, ou réservation de salle, est le processus de réservation d'une salle de réunion ou de tout autre espace partagé. 

Ces types d'outils vous permettent de gérer n'importe quel espace pouvant réservé pour une durée spécifique.

Les principaux avantages à l'utilisation d'un tel système sont de simplifiez le processus de réservation, d'avoir un portail commun pour gérer et réserver les salles afin que tout le monde puisse y avoir accès, de prévenir la résolution des conflits.

Un logiciel de réservation de salles en SaaS ou On-Premise ?

Pour la majorité des entreprises, l'utilisation d'un système de planification de salles de réunion en SaaS est le meilleur choix car les coûts initiaux sont minimes, le support et la maintenance sont inclus dans l'abonnement annuel et les évolutions de la solution sont comprises.

Pour les grandes entreprises, l'installation du logiciel sur leur serveur (on-premise) peut avoir plus de sens en raison du contrôle, de la propriété et de la stratégie de sécurité de la DSI. La solution TVTools RoomBooking offre ces 2 possibilités.

Le logiciel de réservation de salles doit-il être couplé à Microsoft Outlook, Exchange, ou Office 365 ?

Si vous utilisez déjà Microsoft Outlook, Exchange, ou Office 365, le système de réservation de salle de réunion pourra être couplé en toute simplicité sans changer vos habitudes. Cela garantit que les données sont synchronisées et à jour. Cela signifie également que le logiciel sera plus facile à utiliser pour les employés car il s'agit d'une extension de l'interface familière d'Outlook.

Pour en savoir plus sur la solution de réservation de salles RoomBooking